隨著醫(yī)院發(fā)展模式轉(zhuǎn)變，醫(yī)院院長要將更多的精力投入到醫(yī)院管理中，他們都在尋求一種快捷有效了解醫(yī)院運(yùn)行狀態(tài)的工具，我們習(xí)慣將其稱為“儀表盤”。
這個(gè)詞來源于汽車方向盤下面的“儀表盤”，可以讓司機(jī)對汽車的運(yùn)行狀態(tài)一目了然。運(yùn)用到管理中，很多人簡單將其理解為把管理者需要的數(shù)據(jù)都集中在一張表格上。
但其實(shí)，建立“儀表盤”并不是數(shù)據(jù)匯總和呈現(xiàn)那么簡單，更多是醫(yī)院管理理念和水平的高度體現(xiàn)。簡言之，我們不是要建立一張匯總數(shù)據(jù)的“儀表盤”，而是要實(shí)現(xiàn)“儀表盤”式的運(yùn)營管理新模式。
我們都知道公立醫(yī)院改革是目前醫(yī)改的焦點(diǎn)，也是難點(diǎn)。無論是“騰籠換鳥”還是“帶量采購”，都給醫(yī)院管理者帶來前所未有的挑戰(zhàn)，管理的精確度和復(fù)雜度在不斷上升，對運(yùn)營數(shù)據(jù)的及時(shí)性和全面性要求更高。
以前醫(yī)院院長只需要對每個(gè)月的數(shù)據(jù)中進(jìn)行分析，因?yàn)榄h(huán)境變化并不劇烈?，F(xiàn)在則不然，每一周甚至每一天，都需要密切關(guān)注醫(yī)院的發(fā)展態(tài)勢。尤其是疫情后，很多醫(yī)院院長每天都在關(guān)心醫(yī)院的復(fù)工復(fù)產(chǎn)情況，他們都迫切需要在很短時(shí)間內(nèi)了解醫(yī)院的運(yùn)行情況。疫情后，很多醫(yī)院從單體醫(yī)院轉(zhuǎn)變?yōu)獒t(yī)院集團(tuán)，單院區(qū)轉(zhuǎn)變?yōu)橐辉憾鄥^(qū)，醫(yī)院內(nèi)部體系則從院科兩級管理轉(zhuǎn)變?yōu)獒t(yī)院、院區(qū)、科室、主診組的四級管理體系，管理難度隨著核算復(fù)雜性和運(yùn)轉(zhuǎn)成本不斷增加，必須建立基于信息化系統(tǒng)的“儀表盤”式管理模式，實(shí)現(xiàn)多院區(qū)、多醫(yī)院的最小經(jīng)營單位運(yùn)行情況的動態(tài)跟蹤和數(shù)據(jù)報(bào)表分析。
首先要明確一個(gè)概念，儀表盤不是運(yùn)行數(shù)據(jù)的匯總。很多醫(yī)院都將運(yùn)行數(shù)據(jù)匯總，院長挑幾個(gè)自己認(rèn)為最重要的，再做做環(huán)比和同比，就認(rèn)為是儀表盤了。
其實(shí)，儀表盤是企業(yè)進(jìn)行管理變革的重要工具，能夠向管理的各個(gè)層級提供及時(shí)信息，使組織能夠聚焦核心能力的發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)成功。也就是說，儀表盤是商務(wù)智能在企業(yè)管理，尤其是運(yùn)營管理中的重要應(yīng)用。
具體而言，一個(gè)“儀表盤”是建立在企業(yè)信息與數(shù)據(jù)整個(gè)架構(gòu)上的多層次應(yīng)用程序，將實(shí)現(xiàn)運(yùn)營績效度量、測量與管理的及時(shí)性和便利性。所以，儀表盤不是一張數(shù)據(jù)的匯總，或者數(shù)據(jù)圖形的堆砌，它的實(shí)質(zhì)是一個(gè)內(nèi)容詳實(shí)、優(yōu)化企業(yè)管理、促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的信息系統(tǒng)。
我們看到的儀表盤多數(shù)都是以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的圖形化展示為主，其中的關(guān)系，或者說數(shù)據(jù)之間的邏輯性并不充分。一套完整的儀表盤包括監(jiān)控、分析與管理三個(gè)應(yīng)用程序。（1)監(jiān)控應(yīng)用，通過儀表盤，參照績效目標(biāo)來監(jiān)控現(xiàn)有運(yùn)營狀況，比如對業(yè)務(wù)量的預(yù)算目標(biāo)，對成本的預(yù)算目標(biāo)等。（2)分析應(yīng)用，通過查閱大量歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)情況，比如同比，環(huán)比；或者利用當(dāng)期數(shù)據(jù)，與同行比較等，同類科室之間比較等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)運(yùn)營的問題，并判斷產(chǎn)生異常的根本原因；（3)管理應(yīng)用體現(xiàn)在監(jiān)控與分析過程中的管理與協(xié)作功能，管理人員通過正式與非正式溝通協(xié)調(diào)各部門工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
“儀表盤”之所以成為醫(yī)院管理，或者運(yùn)營管理的熱點(diǎn)工具，是因?yàn)槠渚邆湟韵聝?yōu)點(diǎn)：
（1)提高戰(zhàn)略執(zhí)行力。通過儀表盤，能夠?qū)崿F(xiàn)戰(zhàn)略的有效落實(shí)與適度調(diào)整。儀表盤可以將戰(zhàn)略細(xì)化為各個(gè)層級管理者的目標(biāo)，通過儀表盤，各層級管理者就知道了個(gè)體職責(zé)與企業(yè)戰(zhàn)略的內(nèi)在驅(qū)動。人人都有了參與感。（2)降低信息冗余。儀表盤物理位置有限，必須在指標(biāo)選擇過程中予以取舍，決定哪些是第一層面顯示，哪些是第二層面顯示。（3)提高可視度。儀表盤的一大特點(diǎn)就是可展示性，無論是圖形，還是色彩的運(yùn)用，都為管理者提供醒目的顯示。（4)增強(qiáng)激勵(lì)。儀表盤通過公布關(guān)鍵績效指標(biāo)，可以對員工實(shí)現(xiàn)有效的激勵(lì)。（5)便于溝通。溝通是管理的關(guān)鍵，有效的溝通必須基于管理雙方對數(shù)據(jù)的充分認(rèn)識和理解，儀表盤通過簡單的定義，規(guī)則，數(shù)據(jù)統(tǒng)一，有效避免分歧。構(gòu)建具備層次性的儀表盤報(bào)表系統(tǒng)
前面提到，儀表盤不是數(shù)據(jù)的簡單匯總，不是一張報(bào)表，而是儀表盤通過分層的方式，方便不同層次的管理者對信息進(jìn)行查詢。管理者希望通過儀表盤，了解信息，監(jiān)控異常，查看運(yùn)行的詳細(xì)情況。所以，儀表盤，不是只有一幅畫面，是分層級的多幅畫面組成的“儀表盤”。
對于高級管理者，需要構(gòu)建一份總結(jié)性圖表視圖，目的是監(jiān)控關(guān)鍵績效衡量指標(biāo)，一般可以建立在平衡記分卡基礎(chǔ)上。但目前不少醫(yī)院還是只關(guān)心業(yè)務(wù)收入，細(xì)致一點(diǎn)會做到科室層面，這樣的弊端是顯而易見的，一葉障目。在顯示方面，可以用簡短的文字，圖表或者圖形。必要時(shí)候采用顏色進(jìn)行重點(diǎn)數(shù)據(jù)提示。形式是多樣的，但核心是如何構(gòu)建指標(biāo)體系。對于中層管理者，需要構(gòu)建一份多維視圖。中層管理者更多要執(zhí)行戰(zhàn)略，對具體任務(wù)的執(zhí)行以及績效監(jiān)督是其主要職責(zé)，所以要對任務(wù)進(jìn)行多維度分析。在顯示圖表上，也要共建交互式圖表或圖形，采用大數(shù)據(jù)的理念，提供多維度分析。構(gòu)建難度在于如何為管理者提供多維視角，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。管理知識和管理經(jīng)驗(yàn)都是必不可少的。比如，手術(shù)室一段時(shí)間運(yùn)行效率情況，需要從業(yè)務(wù)量、醫(yī)生考勤、手術(shù)難度、設(shè)備運(yùn)行情況等多維度進(jìn)行分析，關(guān)鍵是多維度分析。對于一般管理者，需要構(gòu)建一份詳細(xì)報(bào)告視圖。很多企業(yè)或者醫(yī)院，都已經(jīng)將儀表盤定位在高層管理者，頂多放權(quán)限給中層管理者，但對于一般管理者，即一般的運(yùn)營人員，則對運(yùn)營數(shù)據(jù)知之甚少。但是，對于他們來說，非常需要一份詳細(xì)的報(bào)告視圖。目的是在他們行動之前，給他們提供詳細(xì)的信息。在顯示圖標(biāo)上，需要構(gòu)建獨(dú)立的窗口表格與報(bào)告，是針對具體業(yè)務(wù)的，非常詳細(xì)的運(yùn)行情況。比如某臺設(shè)備的一天的使用情況，一間手術(shù)室一天的排班情況等。關(guān)鍵是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)詳實(shí)。一方面是信息化要作為技術(shù)支撐。儀表盤是最終顯示，前段需要解決信息孤島、信息需求、數(shù)據(jù)清洗、軟硬件配置等問題。另一方面的支撐，即管理制度的支撐?！皟x表盤”管理模式要求運(yùn)管部成為醫(yī)院運(yùn)營問題的平臺和樞紐，通過運(yùn)營管理例會制度，一面聯(lián)系決策層、一面聯(lián)系科室和職能部門，成為院長辦公室決策執(zhí)行者和科室和職能部門問題的反映者。還需要一支理解和操作“儀表盤”管理模式的運(yùn)營管理隊(duì)伍。通過嚴(yán)格篩選和系統(tǒng)培訓(xùn)，運(yùn)營管理團(tuán)隊(duì)成為醫(yī)院運(yùn)營管理的中堅(jiān)力量，可作為未來各職能部門的班組長、負(fù)責(zé)人以及托管醫(yī)院的運(yùn)營副院長人選。
“儀表盤”不是一張數(shù)據(jù)匯總表，而是醫(yī)院管理水平的體現(xiàn)，核心還是要依賴于醫(yī)院管理體系的建設(shè)完整程度和先進(jìn)程度。
一般來說，需要完善全面預(yù)算、成本核算、績效管理和審計(jì)監(jiān)督等管理制度，構(gòu)建有效的激勵(lì)和約束機(jī)制，建立資源配置評估制度，形成事前、事中和事后的全流程評估評價(jià)體系，提高醫(yī)院專業(yè)化管理效率和運(yùn)行績效。比如，需要建立預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整和預(yù)算監(jiān)督的四位一體全面預(yù)算管理制度。落實(shí)預(yù)算編制的責(zé)任中心制度，編制充分體現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)，作為計(jì)劃的數(shù)量說明，體現(xiàn)預(yù)算的計(jì)劃性。預(yù)算執(zhí)行過程中，注重預(yù)算執(zhí)行率，找到偏差并及時(shí)采取措施糾偏，體現(xiàn)對業(yè)務(wù)的控制，采取動態(tài)調(diào)整制度，根據(jù)變化情況調(diào)整預(yù)算指標(biāo)，并將預(yù)算目標(biāo)作為責(zé)任中心績效考核的重要指標(biāo)，加強(qiáng)預(yù)算的管理剛性。這樣，才能在數(shù)據(jù)展示，監(jiān)督和分析上，找得到責(zé)任主體、找得到問題所在、找得到改進(jìn)途徑。
